Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 23 octobre 2026
En bref. Vos données servent uniquement à faire fonctionner SYNDICOO. Elles sont hébergées dans l'Union européenne, ne sont jamais vendues ni utilisées pour de la publicité. Si vous êtes copropriétaire, c'est votre syndic qui décide de l'usage de vos données ; SYNDICOO les traite pour son compte.
1. Qui est responsable ?
Deux situations coexistent.
- Données des copropriétaires et des immeubles (annuaire, sinistres, documents, sondages, messages). Le syndic qui utilise SYNDICOO est responsable du traitement : c'est lui qui choisit l'outil, y introduit les données et invite les copropriétaires. SYNDICOO agit comme sous-traitant, sur ses instructions, dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
- Données propres à SYNDICOO : visiteurs de ce site, personnes qui nous écrivent, personnel des syndics clients (comptes et relation commerciale), journaux techniques de sécurité. Pour celles-ci, le responsable est l'éditeur :
Le service SYNDICOO est édité par David JEANGILLES, entrepreneur indépendant (personne physique)
Avenue Alphonse Allard 34, 1420 Braine-l'Alleud, Belgique
N° TVA / BCE : BE 0878.143.572
E-mail : contact@syndicoo.be
2. Quelles données, pour quoi faire ?
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, adresse e-mail, téléphone, lots et quotités des copropriétaires | Donner accès à l'application, informer, rattacher les messages au bon immeuble | Contrat entre le syndic et SYNDICOO ; intérêt légitime du syndic à gérer la copropriété |
| Sinistres, photos, messages, réponses aux sondages, suggestions et soutiens | Suivre la vie de l'immeuble avec le syndic | Idem |
| E-mails reçus par le syndic sur la boîte qu'il a reliée à SYNDICOO | Classer les messages et les rattacher aux dossiers | Idem |
| Questions posées à l'assistant et passages de documents utilisés pour y répondre | Produire une réponse fondée sur les documents de l'immeuble | Idem |
| Compte : adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), date d'activation, date de dernière activité | Connexion, sécurité ; le syndic voit si votre compte est activé et la date de votre dernière visite | Contrat ; intérêt légitime (sécurité) |
| Personnel des syndics : nom, e-mail, rôle ; données de facturation | Fournir le service et le facturer | Contrat ; obligation légale (comptabilité) |
| Formulaire de contact du site (nom, adresse e-mail, profil, message) et messages envoyés à contact@syndicoo.be | Vous répondre | Intérêt légitime ; mesures précontractuelles si vous vous renseignez sur le service |
SYNDICOO ne fait aucun profilage, aucune publicité et ne revend aucune donnée. Le syndic ne voit pas ce que vous consultez dans l'application : seulement l'activation de votre compte et la date de votre dernière visite. Des statistiques anonymes, sans aucune donnée nominative, servent à améliorer le service.
3. Qui y a accès ?
- Le personnel de votre syndic, pour les immeubles qu'il gère.
- Les autres copropriétaires de votre immeuble, uniquement pour ce qui les concerne : un sinistre en parties communes est visible de tout l'immeuble ; un sinistre privatif, des propriétaires des lots concernés.
- L'équipe SYNDICOO (deux personnes, tenues au secret), uniquement pour le support et la maintenance.
- Nos prestataires techniques, comme sous-traitants ultérieurs :
| Prestataire | Rôle | Lieu des données |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Base de données, comptes, fichiers | Union européenne (Paris) |
| Scaleway SAS | Envoi des e-mails (invitations, réponses) | France |
| Mistral AI | Assistant et lecture des documents | France |
| LWS | Hébergement du site et serveur de relève des e-mails | France |
Supabase Inc. est une société américaine. Les données restent hébergées à Paris ; un éventuel accès depuis l'extérieur de l'Union européenne est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
4. Combien de temps ?
- Données des immeubles et des copropriétaires : tant que le syndic utilise SYNDICOO. À la fin du contrat, elles sont restituées au syndic s'il le demande, puis effacées dans les 30 jours ; les sauvegardes techniques disparaissent au plus tard 30 jours plus tard.
- Historique des lots : un ancien propriétaire reste mentionné dans l'historique du lot (titre terminé), comme dans tout registre de copropriété, tant que le syndic gère l'immeuble.
- E-mails classés « hors sujet » : effacés automatiquement après 30 jours.
- Liens d'invitation : valables 7 jours.
- Messages reçus par le formulaire de contact : conservés dans notre messagerie le temps de l'échange, puis au plus deux ans après le dernier contact.
- Données de facturation : 7 ans, comme l'exige la loi comptable belge.
5. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible, cloisonnement appliqué par la base de données elle-même (chacun ne voit que ce qui le concerne), clés d'administration conservées hors du code, sauvegardes automatiques, surveillance du serveur de relève.
6. Cookies et stockage local
Ce site et les applications n'utilisent aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Les applications enregistrent dans votre navigateur uniquement ce qui est nécessaire à leur fonctionnement : votre session de connexion et, dans l'espace syndic, le dernier immeuble consulté. Ces éléments ne nécessitent pas de consentement.
Les applications chargent actuellement leur police de caractères depuis Google Fonts, ce qui transmet votre adresse IP à Google. Nous prévoyons de l'héberger nous-mêmes.
7. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité, ou vous opposer au traitement.
- Copropriétaires : adressez votre demande à votre syndic, responsable du traitement. Vous pouvez aussi nous écrire : nous la lui transmettrons et l'aiderons à y répondre.
- Autres cas : écrivez à contact@syndicoo.be. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
8. Modifications
Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour figure en tête de page ; en cas de changement important, les utilisateurs sont prévenus dans l'application ou par e-mail.